Les coulisses d'un circuit organisé : Ce que les voyageurs ne voient jamais

Derrière chaque voyage organisé se cache un important travail de préparation, de coordination et de planification.

Vous avez choisi votre destination. Vous avez comparé les prix, regardé les hôtels, analysé les excursions et finalement réservé votre voyage.

Pour la plupart des voyageurs, l'histoire commence à ce moment précis.

Pourtant, dans les faits, votre voyage a probablement commencé des mois, parfois même des années avant votre inscription.

Derrière chaque circuit organisé se cache tout un univers que les voyageurs ne voient presque jamais. Des voyagistes, des forfaitistes, des agences expéditives, des agences réceptives, des hôtels, des restaurants, des transporteurs et une foule d'autres intervenants travaillent ensemble pour transformer une simple idée en un véritable voyage.

Ne vous inquiétez pas si certains de ces termes vous sont inconnus. Je prépare actuellement une série d'articles qui expliqueront plus en détail le lexique du voyage organisé. Pour l'instant, retenons simplement qu'un voyage organisé est rarement le travail d'une seule entreprise.

Aujourd'hui, je vous invite à passer de l'autre côté du décor afin de découvrir les coulisses d'un circuit organisé.

TOUT COMMENCE BIEN AVANT VOTRE RÉSERVATION

Imaginons que vous souhaitez partir en France.

Votre destination est choisie, votre circuit aussi. Vous avez trouvé l'agence de voyage qui vous inspire confiance et vous êtes prêt à réserver.

Mais comment ce voyage est-il arrivé jusque dans la brochure ou sur le site Internet que vous consultez ?

L'agence de voyage de votre quartier a peut-être constaté une demande grandissante pour la France. Elle connaît sa clientèle québécoise, comprend ses attentes et sait généralement quels types de voyages intéressent ses clients. Mais cela ne signifie pas qu'elle possède une connaissance approfondie de toutes les régions françaises.

C'est là qu'interviennent d'autres spécialistes.

LE VOYAGE EST UNE AFFAIRE D'ÉQUIPE

Avant d'apparaître dans une brochure, un voyage organisé est le résultat du travail de plusieurs intervenants qui unissent leurs efforts pour créer un circuit cohérent et agréable.

Dans le monde du voyage organisé, plusieurs entreprises collaborent afin de construire un circuit.

L'agence qui commercialise le voyage agit souvent comme voyagiste ou agence expéditive. Son rôle consiste notamment à promouvoir le voyage auprès de sa clientèle et à en assurer la vente.

Pour construire le produit, elle travaille généralement avec une agence réceptive située dans le pays visité.

Le réceptif est le spécialiste de la destination. C'est lui qui connaît les hôtels, les restaurants, les guides locaux, les attractions touristiques, les temps de déplacement et les réalités du terrain. Bref, c'est lui qui connaît ce que les voyageurs ne voient pas.

Dans certains cas, un forfaitiste peut également intervenir dans le processus. Son rôle consiste notamment à assembler différents services touristiques afin de créer un produit cohérent qui pourra ensuite être commercialisé.

Tous ces intervenants travaillent ensemble dans l'ombre afin que le voyageur, lui, n'ait qu'à préparer sa valise.

QUAND LE RÊVE RENCONTRE LA RÉALITÉ

Chaque arrêt, chaque hôtel et chaque trajet doivent être soigneusement planifiés afin de transformer une destination de rêve en voyage réalisable.

Prenons un exemple très simple.

Plusieurs voyageurs rêvent de séjourner à quelques pas d'un site emblématique comme la Tour Eiffel, l'Arc de Triomphe ou encore Montmartre.

Qui ne voudrait pas dormir au cœur de l'un des quartiers les plus célèbres de Paris ?

Sur papier, l'idée semble parfaite.

Mais lorsque le réceptif analyse la situation, d'autres facteurs entrent immédiatement en ligne de compte.

Les hôtels situés dans ces secteurs sont souvent plus coûteux. Les rues peuvent être plus difficiles d'accès pour les autocars. Déposer quarante ou cinquante voyageurs avec leurs bagages à proximité de l'hôtel peut rapidement devenir un véritable casse-tête logistique.

Dans certains cas, le temps perdu dans la circulation ou les contraintes de stationnement peuvent même nuire au bon déroulement du circuit.

Ce sont des détails auxquels les voyageurs ne pensent généralement pas. Pourtant, ils influencent directement la qualité du voyage.

Le travail du réceptif consiste justement à identifier ces contraintes et à proposer des solutions réalistes qui permettront au groupe de profiter pleinement de son séjour.

C'est exactement ce genre de réflexion qui se déroule dans les coulisses d'un voyage organisé.

« Le voyageur pense souvent à l'emplacement idéal. Le réceptif, lui, doit penser à la faisabilité du voyage. »

CONSTRUIRE UN CIRCUIT, C'EST ASSEMBLER UN IMMENSE CASSE-TÊTE

L'organisation d'un voyage va bien au-delà du choix des hôtels.

Il faut prévoir les activités, les restaurants, les trajets, les visites, les horaires, les temps de déplacement et parfois même les imprévus les plus probables.

Une activité intéressante située trop loin de l'hôtel peut devenir problématique. Un restaurant exceptionnel incapable d'accueillir un groupe complet devra parfois être remplacé. Un trajet qui semble simple sur une carte peut devenir beaucoup plus complexe lorsqu'on tient compte de la circulation réelle.

Chaque journée doit être pensée dans son ensemble.

L'objectif est de créer un voyage agréable, équilibré et réalisable.

Une fois tous ces éléments réunis, le réceptif présente sa proposition à l'agence expéditive. Commence alors une série d'échanges, d'ajustements et de validations.

Mais retenez qu'avant même qu'un voyage soit mis en vente, il a souvent déjà fait l'objet de nombreuses modifications.

LE VOYAGE EST PRÊT... OU PRESQUE

Lorsque les deux parties s'entendent finalement sur un programme, le travail n'est toujours pas terminé.

L'agence doit maintenant fixer son prix de vente, préparer son matériel promotionnel et convaincre suffisamment de voyageurs de s'inscrire.

Car même le meilleur circuit du monde doit atteindre un certain seuil de rentabilité.

Le prix que vous voyez dans une brochure ne représente donc pas uniquement le coût de l'hôtel ou de l'autocar. Il reflète le travail de toute une chaîne de professionnels qui participent à la réalisation du voyage.

UN VOYAGE PEUT PRENDRE DEUX ANS AVANT DE VOIR LE JOUR

L'un des aspects les plus surprenants de l'industrie est le temps nécessaire à la création d'un nouveau circuit.

Dans certains cas, un voyage peut nécessiter jusqu'à deux années de préparation avant d'être offert au public.

Car contrairement à ce que plusieurs pensent, un excellent voyage n'est pas nécessairement un voyage rentable.

QUAND UN EXCELLENT CIRCUIT DISPARAÎT

Je me souviens d'un voyage que j'ai eu la chance d'accompagner il y a plusieurs années.

L'entreprise pour laquelle je travaillais avait eu l'idée de créer un circuit consacré uniquement au Québec.

Depuis longtemps, de nombreux visiteurs étrangers nous disaient qu'ils auraient aimé découvrir davantage notre province plutôt que de traverser rapidement plusieurs régions du Canada.

Pendant plus d'un an, l'entreprise a travaillé à l'élaboration de ce produit. Le circuit était bien conçu, l'itinéraire était logique, les visites étaient intéressantes et les hôtels avaient été soigneusement sélectionnés.

L'entreprise croyait tellement à son projet qu'elle avait même décidé d'en faire un départ garanti.

Sur papier, tout semblait réuni pour obtenir un succès.

Pourtant, la réalité a raconté une autre histoire.

Trois voyages ont été prévus durant cet été. Le premier départ comptait seulement six voyageurs. Le deuxième, celui que j'ai accompagné, en comptait douze. Le troisième regroupait à nouveau six personnes.

Au total, seulement vingt-quatre voyageurs ont participé à ce circuit.

Et malgré toutes ses qualités, le voyage a disparu.

LA QUALITÉ NE SUFFIT PAS TOUJOURS

Ce circuit était apprécié, les commentaires étaient excellents et les voyageurs revenaient enchantés.

Mais il n'était pas rentable.

Après plusieurs tentatives, l'entreprise a choisi de mettre fin au projet.

ET VOTRE GUIDE ACCOMPAGNATEUR DANS TOUT CELA ?

Derrière chaque voyage réussi se cache aussi le travail du guide accompagnateur, présent auprès des voyageurs tout au long du circuit.

Le rôle du guide accompagnateur va bien au-delà de la transmission d’informations. Son regard est celui du terrain, et c’est souvent lui qui voit ce que les autres ne voient pas. Il ne faut pas sous-estimer cette dimension de son travail.

Même les programmes les mieux ficelés ne peuvent pas tout prévoir. Les aléas de la route peuvent changer l’allure d’un circuit en un clin d’œil. C’est là qu’intervient le guide. Fort de son expérience, il saura anticiper les problèmes potentiels, les nommer à son agence et lui permettre ainsi de garder une longueur d’avance sur la situation.

Et souvent tous ces problèmes ne sont même pas en lien avec les compagnies. Une simple série de valises perdues par un transporteur aérien peut rapidement devenir un casse-tête pour tout un autocar.

Même le circuit le plus soigneusement préparé ne peut pas anticiper ce genre d’imprévu.

VOTRE PROCHAIN VOYAGE RESSEMBLERA À QUOI?

La prochaine fois que vous ouvrirez une brochure ou visiterez le site Internet d'un voyagiste, vous ne regarderez peut-être plus jamais un voyage organisé de la même façon.

Derrière chaque circuit se cache une longue histoire.

Des voyagistes ont réfléchi au projet depuis des mois. Des agences réceptives ont analysé le terrain. Des forfaitistes ont parfois participé à sa conception. Des hôtels, des restaurants, des activités, des guides et des transporteurs ont été sélectionnés.

Pour la plupart des voyageurs, l'histoire commence au moment de la réservation. Vous savez maintenant qu'elle avait commencé bien avant.

Lorsque vous prendrez place dans votre autocar, vous ne verrez probablement jamais tout ce travail réalisé dans l'ombre.

Et c'est très bien ainsi.

Car si nous avons bien effectué notre travail, vous ne retiendrez qu'une chose : le plaisir d'avoir vécu un magnifique voyage.

Pete